Petunjuk Pelaksanaan Rembug Warga Tahun 2014 Tingkat RW

Pengertian

Rembug Warga adalah kegiatan non formal berupa forum musyawarah warga di tingkat RW yang merupakan wadah untuk melakukan jajak kebutuhan (need assessment) bagi penyiapan usulan kegiatan pembangunan tahunan di tingkat kelurahan. Kegiatan ini merupakan satu kesatuan yang tak terpisahkan dengan kegiatan Musrenbang Kelurahan. Rembug Warga adalah embrio usulan kegiatan bagi penyusunan RKPD (Rencana Kerja Pembangunan Daerah) Kota Semarang tahun 2014. Rembug Warga diselenggarakan untuk membahas, memprioritaskan, dan merumuskan usulan dari RT serta melakukan identifikasi permasalahan secara nyata bagi penyiapan usulan kebutuhan kegiatan pembangunan di tingkat RW. 

Tujuan

Tujuan umum: mendorong partisipasi masyarakat di tingkat RW dalam rangka memperkuat kapasitas dan kemandirian masyarakat dalam perencanaan dan pelaksanaan pembangunan.

Tujuan khusus: menghimpun dan melakukan identifikasi permasalahan serta menetapkan daftar usulan prioritas pembangunan yang akan menjadi bahan masukan pada pelaksanaan Musrenbang Kelurahan. 

Waktu dan Tempat Pelaksanaan

1. Rembug Warga dilaksanakan di setiap RW pada minggu kesatu sampai minggu kedua bulan Januari 2013. Rembug Warga dapat dilaksanakan bersamaan dengan pertemuan rutin bulanan warga di tingkat RW.
2. Tempat pelaksanaan kegiatan adalah balai warga atau ruangan yang dapat menampung jumlah peserta Rembug Warga.

Peserta

Peserta Rembug Warga terdiri dari :

1. Unsur Kelurahan dan Lembaga Pemberdayaan Masyarakat Kelurahan (LPMK) (sebagai Tim Pendukung dan narasumber).
2. Pengurus Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM).
3. Pengurus RT dan RW.
4. Tokoh Masyarakat/Agama, perwakilan perempuan, perwakilan warga miskin.
5. Tokoh Pemuda.
6. Kepala Sekolah swasta atau negeri yang ada di wilayah keluraha.
7. Pengurus PKK, Pos PAUD, Posyandu dan Karang Taruna di tingkat RW.
8. Peserta lain yang dianggap perlu dan layak ikut dalam Rembug Warga.

Nara Sumber

Nara sumber yang terlibat dalam pelaksanaan Rembug Warga adalah Pengurus LPMK, Aparat Kelurahan, Pengurus BKM dan Ketua RW.

Penyelenggara

Penyelenggara atau pelaksana kegiatan Rembug Warga terdiri dari :

Ketua RW : Sebagai Ketua merangkap penanggung jawab kegiatan dengan dibantu oleh sekretaris RW dan Anggota pelaksana yang jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan; Sekretaris RW : Bertugas mencatat dan merekapitulasi serta merangkum dan kemudian memasukan usulan hasil pembahasan ke dalam form isian hasil Rembug Warga; Anggota Pelaksana : Membantu ketua dan sekretaris dalam memfasilitasi kebutuhan perlengkapan/alat bantu, seperti :

• Tempat dan kebutuhan penyelenggaraan
• Peta wilayah RW
• Format isian usulan RT/RW untuk Bidang Ekonomi, Fisik, dan Sosial
• Alat tulis, kertas plano, spidol besar, isolasi, dan lain-lain. 

Anggota Tim/Panitia PenyelenggaraAnggota tim/Panitia Penyeenggara Rembug Warga dapat diambil dari warga masyarakat RW setempat dengan kriteria mempunyai kemampuan dan komitmen untuk membantu penyelenggaraan Rembug Warga serta tidak memiliki tendensi dan kepentingan pribadi tertentu. 

Peran dan Fungsi Pelaku Kegiatan

Dalam pelaksanaan kegiatan Rembug Warga, peran dan fungsi pelaku kegiatan yang terlibat adalah sebagai berikut :

1. Lurah

• Pengarah pada tiap pelaksanaan Rembug Warga;
• Menjadi nara sumber Rembug Warga, terutama terkait dengan penyesuaian terhadap peraturan pemerintah terbaru tentang tata cara dan mekanisme pemberian bantuan hibah dan bantuan sosial;
• Melakukan monitoring pelaksanaan Rembug Warga tingkat RW agar berjalan dengan baik dan menghasilkan prioritas yang benar-benar merupakan kebutuhan bagi penyelesaian permasalahan warga;
• Melakukan sosialisasi dan penjelasan mekanisme pelaksanaan Rembug Warga kepada Ketua RW paling lambat minggu kesatu bulan Januari 2014;
• Membuat dan mengatur jadwal serta memberitahukan pelaksanaannya ke penyelenggara Rembug Warga paling lambat satu minggu sebelum pelaksanaan Rembug Warga.

2. Ketua RW

Dalam pelaksanaan Rembug Warga, Ketua RW bertugas sebagai penanggung jawab kegiatan, dan dalam pelaksanaan tugasnya dibantu oleh seorang sekretaris dan anggota dengan tugas sebagai berikut :

• Penanggung jawab pelaksanaan Rembug Warga di tingkat RW;
• Menyampaikan usulan jadwal pelaksanaan Rembug Warga ke kelurahan;
• Memimpin jalannya proses Rembug Warga;
• Menetapkan usulan prioritas program kebutuhan masyarakat;
• Menandatangani berita acara hasil Rembug Warga;
• Membentuk dan mengusulkan perwakilan dari RW sebagai peserta Musrenbang Kelurahan.

3. Tim Pendukung

Untuk menunjang pelaksanaan Rembug Warga, apabila diperlukan, Kelurahan dapat menunjuk Tim Pendukung untuk membantu pelaksanaan kegiatan Rembug Warga di seluruh RW. Tim Pendukung dapat ditunjuk dari staf kelurahan atau dari unsur masyarakat lain yang memiliki kemampuan dalam mengarahkan jalannya pembahasan Rembug Warga, dengan tugas :

• Memfasilitasi dalam melakukan koordinasi kepada setiap RT/RW yang hadir pada saat sosialisasi untuk memastikan pelaksanaan Rembug Warga di setiap RW sesuai kesepakatan jadwal yang disusun pada saat akhir acara sosialisasi;
• Memfasilitasi dalam mempersiapkan, menggandakan, dan membantu pengisian format isian RT/ RW yang telah dikelompokkan ke dalam tiga bidang, yaitu: usulan kegiatan sosial, ekonomi, dan fisik lingkungan;
• Memfasilitasi penyediaan data-data pendukung yang dibutuhkan dalam pelaksanan Rembug Warga;
• Memfasilitasi dan mengarahkan musyawarah pelaksanaan Rembug Warga hingga menghasilkan draft Daftar Skala Prioritas di tingkat RW untuk diusulkan pada Musrenbang Kelurahan.

4. Pemantau

Pemantau adalah orang atau sekelompok orang yang berasal dari kelompok, lembaga, atau organisasi masyarakat yang peduli terhadap proses perencanaan pembangunan wilayah di Kota Semarang. Kelompok, lembaga, atau organisasi masyarakat yang akan melakukan pemantauan tersebut harus mengirimkan surat pemberitahuan kepada Walikota Semarang cq. Bappeda Kota Semarang sebelum melakukan pemantauan. Pemantau harus menunjukkan salinan surat pemberitahuan tersebut kepada Ketua RW sebelum pelaksanaan Rembug Warga.

Proses Pelaksanaan

1. Ketentuan Umum

a) Pengertian, Rembug Warga merupakan forum untuk melakukan identifikasi permasalahan yang ditemukan di tingkat RT dan RW dan menentukan prioritas yang akan diusulkan pada Musrenbang Kelurahan.

b) Keluaran Rembug Warga adalah merumuskan solusi atau usulan program, dan rencana sumber pendanaannya. Usulan program/kegiatan terdiri dari:

1) Daftar Usulan Bantuan Pembangunan Sarana Prasarana Lingkungan Wilayah RW

Usulan ini merupakan usulan pembangunan fisik sarana prasarana yang merupakan kebutuhan yang harus dilaksanakan di wilayah RW;

Karena kemungkinan banyaknya usulan kegiatan yang memerlukan pendanaan dari Pemerintah Kota melalui alokasi APBD, maka dibatasi untuk memilih 5 usulan kegiatan prioritas saja yang akan dibawa ke Musrenbang Kelurahan. Usulan disusun berdasarkan urutan prioritas;

Pemilihan 5 usulan solusi prioritas tersebut didapatkan melalui musyawarah dengan mendasarkan kepada tingkat kepentingannya, dengan memperhatikan:

• Tingkat kebutuhan mendesak: kebutuhan tersebut tidak dapat ditunda dan apabila tidak segera ditangani akan mengganggu aktivitas warga masyarakat;
• Tingkat Dampak atau Manfaat: Kebutuhan tersebut menyangkut hajat hidup orang banyak, jika tak dipenuhi akan mengakibatkan munculnya masalah lain;
• Sumber daya: kemampuan sumberdaya yang tersedia dalam jumlah yang cukup untuk melaksanakan usulan kegiatan;
• Ketua RW harus memastikan kesanggupan penyusunan proposal bagi usulan prioritas pembangunan sarana prasarana fisik tersebut apabila diperlukan dan dibutuhkan, terutama untuk usulan yang dilaksanakan di tanah milik pribadi atau kelompok (bukan aset pemerintah atau aset umum).

2) Daftar Usulan Bantuan Keluarga Miskin (Gakin) RW

• Usulan ini merupakan usulan bantuan yang benar-benar dibutuhkan oleh keluarga miskin di lingkungan wilayah RW;
• Jenis usulan meliputi pemenuhan kebutuhan dasar bagi keluarga miskin seperti beasiswa pendidikan, Raskin, serta kesehatan.

3) Daftar Usulan Bantuan Kelompok Masyarakat Tingkat RW

Usulan ini merupakan usulan bantuan bagi kelompok masyarakat yang ada di wilayah RW;

Usulan bantuan dapat berupa bantuan barang, jasa atau uang (modal) yang dipergunakan untuk usaha produktif bagi kelompok masyarakat dalam rangka peningkatan pendapatan individu anggotanya atau kegiatan yang benar-benar mendukung aktivitas masyarakat di bidang keolahragaan non-profesional, keagamaan, kesenian, kebudayaan dan lain-lain;

Untuk usulan dalam rangka peningkatan pendapatan atau kesejahteraan masyarakat, usulan yang disampaikan harus benar-benar didasarkan kepada potensi yang dimiliki oleh masyarakat;

Ketua RW dan narasumber (kelurahan) harus memastikan kesanggupan untuk memenuhi kelengkapan persyaratan pemberian hibah dan bantuan sosial jika usulan yang disampaikan harus dilakukan melalui mekanisme hibah dan bantuan sosial apabila dibutuhkan atau diminta pada tahapan Musrenbang selanjutnya (kelurahan, kecamatan atau tingkat kota).

4) Daftar Usulan Bantuan Peningkatan Keterampilan RW

• Usulan ini merupakan usulan bantuan peningkatan keterampilan yang bertujuan untuk meningkatkan keberdayaan masyarakat dalam rangka peningkatan kesejahteraan;
• Usulan ini harus benar-benar memperhatikan kemampuan dan potensi warga. Pelatihan yang diusulkan harus merupakan pelatihan yang akan dapat dimanfaatkan warga untuk meningkatkan kesejahteraan.
• Usulan program/kegiatan yang dihasilkan dalam Rembug Warga harus sudah menetapkan kesepakatan pemilahan program/kegiatan, yaitu antara program yang dapat dilakukan secara swadaya murni dengan kegiatan yang akan diusulkan pendanaannya melalui pemerintah (APBD Kota atau APBD Provinsi) atau melalui sumber pendanaan yang lain, misalnya melalui BKM (PNPM) atau swasta (CSR);
• Usulan solusi/pemecahan untuk setiap masalah boleh lebih dari satu, namun untuk alokasi sumber pendanaannya harus berasal dari satu sumber;
• Hasil dari pelaksanaan Rembug Warga diserahkan ke kelurahan paling lambat tiga hari setelah pelaksanaan.

2. Data Pendukung yang Dipersiapkan

Data-data pendukung yang perlu dipersiapkan sebelum pelaksanaan Rembug Warga antara lain:

• Peta wilayah RW yang memuat titik-titik lokasi sarana prasarana fisik yang memerlukan pembangunan atau perbaikan, sebaran titik kelompok miskin dan pengangguran;
• Data hasil Rembug Warga tahun sebelumnya (bila ada);
• Data Jumlah penduduk per RT;
• Data jumlah KK miskin per RT;
• Data jumlah fasos dan fasum RT;
• Data jenis dan penerima bantuan yang telah diterima, baik yang berasal dari pemerintah, swasta, BKM (melalui PNPM) atau dari sumber lain;
• Data potensi ekonomi, seperti kelompok-kelompok usaha kecil dan menengah.

3. Batasan Pembahasan dan Program

Aspek pembahasan dan batasan program dalam Rembug Warga, meliputi :

a) Menampung dan menetapkan prioritas masalah masyarakat di tingkat RW;

b) Menetapkan usulan kegiatan yang akan dibahas lebih lanjut pada Musrenbang kelurahan;

c) Ruang lingkup kegiatan Rembug Warga meliputi tiga bidang, yaitu : bidang fisik lingkungan (prasarana dan sarana dasar lingkungan), bidang sosial, dan bidang ekonomi.

d) Sejalan dengan Prioritas Pembangunan Kota Semarang yang tercantum dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kota Semarang tahun 2010-2015, maka fokus pembangunan diarahkan pada pelaksanaan Sapta Program yaitu Penanggulangan Kemiskinan dan pengangguran, penanggulangan rob dan banjir, peningkatan infrastruktur, peningkatan pelayanan publik, kesetaraan gender, peningkatan pelayanan pendidikan dan peningkatan pelayanan kesehatan.

4. Mekanisme Pelaksanaan Rembug Warga

a) Persiapan

dilakukan oleh pengurus RW dengan tahapan sebagai berikut:

1) Melakukan koordinasi dengan pihak kelurahan;

2) Menyiapkan/menyebarkan undangan kepada peserta yang akan diundang;

3) Menyiapkan materi Rembug Warga yang meliputi : format isian usulan kebutuhan bidang sosial, ekonomi, dan fisik lingkungan;

4) Menyiapkan tempat Rembug Warga;

5) Menyiapkan alat tulis dan perlengkapan, seperti: spidol kecil dan besar, papan tulis/white board, pulpen, kertas plano, HVS, isolatif, dan lain-lain.

b) Pelaksanaan Rembug Warga

dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:

Pembukaan oleh Ketua RW dilanjutkan dengan penjelasan maksud dan tujuan Rembug Warga, meliputi :

a. Menjelaskan makna dan tujuan pelaksanaan Rembug Warga;

b. Menjelaskan bahwa dana yang tersedia untuk perencanaan kegiatan di tingkat RW didapat dari swadaya, APBD atau sumber lain;

c. Menjelaskan bahwa hasil Rembug Warga yang kegiatannya membutuhkan dana besar yang tidak memungkinkan didanai dengan dana swadaya, akan diajukan ke Pemerintah Kota Semarang melalui APBD dan merupakan tanggung jawab perencanaan di tingkat Musrenbang Kota Semarang dengan melibatkan SKPD, dengan mekanisme pengusulan melalui Musrenbang kelurahan dan kecamatan.

d. Menjelaskan bahwa untuk dana yang berasal dari APBD Kota Semarang yang bersifat stimulan, tetap membutuhkan pendamping berupa swadaya masyarakat.

2) Pembahasan masalah dan solusi dilakukan dengan cara:

a. Pengurus RW dibantu oleh Tenaga Pendukung memimpin pembahasan dengan terlebih dahulu memberikan pertanyaan-pertanyaan yang bisa mengarahkan jalannya pembahasan, misalnya :

• Apa yang harus dikerjakan agar lingkungan RW kita aman dan nyaman?
• Apa yang harus dikerjakan agar lingkungan RW kita bersih dan sehat?
• Apa yang harus dikerjakan supaya resiko kebakaran/ kebanjiran bisa dikurangi?
• Kalau banjir datang bagaimana supaya semua orang bisa selamat?
• Apa yang harus dikerjakan agar kemiskinan bisa dikurangi?
• Potensi apa yang dimiliki warga untuk meningkatkan pendapatan?
• Sarana dan prasarana apa yang harus segera dibangun atau diperbaiki?
• dan lain-lain

b. Peserta Rembug Warga diberikan kertas kosong berukuran 10 x 10 cm, kemudian peserta diminta untuk menulis 1 (satu) usulan masalah di kertas tersebut;

c. Permasalahan yang telah ditulis oleh peserta kemudian dikelompokkan berdasarkan bidang Ekonomi, Sosial, dan Fisik lingkungan.

d. Selanjutnya usulan tersebut dipilah dan dibahas penyebab-penyebab dari setiap kelompok masalah tersebut;

Pengurus RW mengklarifikasi lokasi terjadinya penyebab-penyebab masalah. Bisa saja ada lebih dari 1 (satu) lokasi untuk setiap penyebab masalah;

e. Kemudian peserta diminta untuk menuliskan kembali solusi permasalahan di kertas lain. Usulan solusi tersebut kemudian dikelompokkan dan disusun sesuai usulan permasalahan yang telah disampaikan sebelumnya;

f. Pengurus RW dibantu Tenaga Pendukung menyimpulkan/ mendefinisikan setiap usulan solusi di depan secara terbuka melalui kertas plano. Ketua RW selanjutnya memimpin pembahasan untuk mengklasifikasi sumber pendanaan (swadaya atau APBD) untuk setiap usulan solusi yang sudah disimpulkan.

g. Selanjutnya Ketua RW memimpin pembahasan dalam memilih 5 urutan masalah prioritas pembangunan sarana dan prasarana wilayah dengan sumber pendanaan dari APBD yang akan diusulkan ke Musrenbang Kelurahan.

h. Pembahasan dilanjutkan dengan usulan prioritas bantuan bagi keluarga miskin, bantuan bagi kelompok masyarakat serta bantuan peningkatan keterampilan;

3) Daftar Skala Prioritas. Kesepakatan hasil Rembug Warga kemudian dimasukkan dalam form isian Daftar Skala Prioritas usulan;

4) Penandatanganan Berita Acara. Berita Acara Rembug Warga disetujui dan ditandatangani oleh Ketua RW, Sekretaris RW dan satu orang perwakilan warga yang diusulkan dan disepakati oleh warga;

5) Penetapan delegasi. Selanjutnya membahas dan menetapkan delegasi tingkat RW untuk mengikuti Musrenbang Kelurahan. Delegasi RW terdiri dari tiga orang yang dianggap mampu untuk menyampaikan dan membahas usulan pada Musrenbang Kelurahan. Delegasi RW sekurang-kurangnya terdapat satu orang perempuan sebagai representasi keterwakilan perempuan.

6) Penutupan Rembug Warga oleh ketua RW.

I. Keluaran

Rembug Warga menghasilkan dokumen akhir berupa:

1. Berita Acara Rembug Warga

2. Daftar Usulan Bantuan Pembangunan Sarana Prasarana Fisik Di Wilayah RW, Usulan Bantuan Keluarga Miskin dan Usulan Bantuan Kelompok Masyarakat

3. Delegasi RW untuk mengikuti Musrenbang Kelurahan.

Anggaran/ Pendanaan

Kegiatan Rembug Warga ini didanai dari dan oleh partisipasi masyarakat. Kegiatan ini dapat juga dilaksanakan bersamaan dengan forum pertemuan rutin bulanan di tingkat RW.

K. Lampiran Dokumen

Dokumen yang disertakan untuk dibawa ke Musrenbang Kelurahan adalah sebagai berikut:

1. Berita Acara Rembug Warga (Form I.A, terlampir)

2. Daftar Usulan Bantuan Pembangunan Sarana Prasarana Fisik RW (Form I.B., terlampir)

3. Daftar Usulan Bantuan Keluarga Miskin (Gakin) RW (Form I.C., terlampir)

4. Daftar Usulan Bantuan Kelompok Masyarakat Tingkat RW (Form I.D., terlampir)

5. Daftar Usulan Bantuan Pelatihan RW (Form I.E., terlampir)

6. Daftar Hadir Rembug Warga

7. Peta lokasi usulan sarana prasarana fisik (apabila tersedia dan diperlukan).